不動産の管理を行っていると様々なトラブルが発生します。
取引について口頭で説明した事項での言った・言わないの水掛け論から、稀なケースですが書類等の送った・受け取っていないといった問答も発生します。
特に一番問題になりやすい「家賃滞納時の催促」や「賃貸借契約の解除通知」などは紛争にも発展しかねません。
そういったことが起こりそうな場合には「内容証明郵便」を利用しトラブルを未然に防ぐ措置を取ります。
しかしこの内容証明郵便は手間と時間がかかってしまうのがデメリットです。
そこで、電子内容証明を使うことによりスムーズに手続きを行うことができ、早めに対応することができます。
電子内容証明の利用方法等を従来の内容証明郵便と比較してご紹介いたします。
いざというときのために頭の片隅に置いて頂ければと思います。
従来の内容証明郵便を見ていきます。
まず始めに、内容証明郵便で送らなくとも契約解除等の効果には変わりありません。
紛争や裁判になったときの意思表示をしたという証拠としての立ち位置になります。
手続きとして、受取人へ送付する内容証明文書とその原本をコピーした2部、合計3部を用意します。
そのほかに、差出人と受取人の氏名住所を記載した封筒も必要です。
郵便窓口に持っていくと文書に認証印を押してもらえます。
そしてこの認証には30分ほど時間がかかるとされています。
その後窓口にて謄本の枚数等により加算された料金を支払います。
また、内容文書の字数や行数の制限やカウント方法、単位の表記などにも細かいルールがあります。
「郵便窓口に行く時間を確保できない」「急いで送りたい」など時間がかかってしまうのがデメリットになります。
電子内容証明ではどうでしょうか？
初回利用時にはweb郵便への登録が必要ですが、インターネットからいつでも発送が可能になります。
文書をワードで作成しアップロードすることで郵便局側が印刷、発送までしてくれるので、こちらで文書を3部作ったり封筒を用意したりする必要はありません。
受取人に正本が、差出人に謄本が配達されます。
紙の内容証明郵便とは違い文書1枚あたりの文字数制限もありません。確認事項が少ないため非常にシンプルで使いやすいです。
24時間いつでも受付できますし、時間の節約になります。
利用する機会は稀かと思いますが、「家賃滞納に伴う解約通知」など無催告で解除できないため、早く通知することがその後の事務処理が容易になるケースがあります。
今まで請求に応じなかった方も内容証明郵便であれば心理的に圧力をかけることができますので、いざというときの有効な手段になりえます。